Почему Excel не совместим с AMIRA P754

Переработка полезных ископаемых на сегодня отличается от того, какой она была тридцать лет назад.

За это время появилось много внутренних и внешних факторов, влияющих на способы переработки полезных ископаемых на горноперерабатывающем предприятии.

Проблемой являются возрастающие требования и риск, что предприятие не сможет соблюдать требования экологических, социальных и управленческих (ОСОК) норм.

Некоторые предприятия поняли, что несоответствие ОСОК представляет высокий риск для их работы, с возможными отрицательными последствиями. Однако хотя такие компании исключили использование Excel из их процедур металлургического учёта, многие другие предприятия всё ещё полагаются на это программное обеспечение.

Эти компании либо не поняли связанный с Excel риск несоблюдения норм ОСОК, либо решили, что этот риск незначителен для их предприятий. Они не видят никаких проблем в продолжающемся применении файлов Excel для металлургического учёта, и поэтому продолжают использовать те же самые процедуры, которые они выполняли уже тридцать лет. Другим обычным сценарием является попытка предприятия провести внутреннее обновление технологии, не прибегая к помощи проверенного технологического решения или специалистов, эта инициатива кончается неудачно, и в результате предприятие воскрешает свою приверженность к своему устаревшему решению с Excel.¹

Два-три десятилетия назад, задолго до того, как у ОСОК появился его современный статус, электронные таблицы Excel предлагали достаточно разумный способ отслеживать и анализировать производственные операции предприятия. Фактически, когда в октябре 2005 г. всемирная организация Amira впервые выпустила свои Правила металлургического учёта P754 (AMIRA P754), файлы Excel были практически единственным вариантом.

В настоящее время с использованием новейших технологий баз данных и аналитики были созданы современные информационные системы предприятия и металлургического учёта (например, Metallurgical Intelligence®), частично для решения проблемы с доказанными ограничениями Excel в области ОСОК (менеджмент), а также для перевыполнения строгих требований AMIRA P754.

Однако, несмотря на быстрое возвращение инвестиций и минимизацию риска благодаря успешному, структурированному развёртыванию таких новейших систем по всему миру, файлы Excel всё ещё используются.

Есть несколько очевидных причин, по которым многие предприятия выбирают Excel для их металлургического учёта. Обычно в таком варианте нет никаких дополнительных затрат на лицензирование программного обеспечения, так как у большинства сотрудников он уже имеется как часть их пакета Microsoft Office, и при этом обычно не требуется никакого обучения. Excel является знакомым гибким инструментом, и им очень легко пользоваться.

В этой статье мы изучим суть Правил AMIRA P754 и покажем, как за годы, прошедшие с момента выпуска и применения на предприятиях по переработке полезных ископаемых, было доказано, что Excel не соответствует этим правилам.

Было повсеместно показано, что файлы Excel можно легко подделывать вручную, их практически невозможно подвергнуть аудиту, они плохо интегрируются с управленческими информационными системами, быстро теряют отслеживаемость к исходным данным и обладают другими серьёзными ограничениями для применения. Excel остается ценным инструментом для многих задач, однако он не может быть решением для металлургического учёта при переработке полезных ископаемых с соблюдением Правил AMIRA P754 и требований ОСОК.

Что такое Правила металлургического учёта AMIRA P754?

Amira является независимой всемирной некоммерческой организацией, в которую входят представители горнодобывающей отрасли. Её цель заключается в улучшении, поддержке и проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, а также развитии инноваций и их применении для блага всего общества².

В октябре 2005 г. Amira обнародовала результаты широкомасштабного проекта по стандартизации мировых правил металлургического учёта. Его цель заключалась в улучшении стандарта корпоративного управления в секторе, что исторически обычно не выполнялось на уровне, необходимом для общепринятых в настоящее время правил корпоративного управления³. Результатом проекта стали Правила металлургического учёта AMIRA P754, в которые входят 10 понятных указаний по управлению для достижения передовых практик в металлургическом учёте.

В настоящее время правила AMIRA P754 считаются общепринятым всемирным стандартом по металлургическому учёту на предприятиях по переработке полезных ископаемых⁴. Согласно нашему опыту, они, по существу, являются основой для определённых отраслевых требований к решению по металлургическому учёту. Для соответствия управленческим компонентам современных требований ОСОК предприятия по переработке полезных ископаемых должны продемонстрировать соблюдение 10 требований к управлению, определённых в Правилах AMIRA P754.

Предприятия, которые всё ещё используют Excel для своего металлургического учёта, не могут соответствовать как таким требованиям, так, как будет показано, и требованиям к соблюдению ОСОК. Ниже перечислены десять причин этого.

№1 – Изменились требования для управленческого соответствия

Как уже упоминалось, в 2005 г., когда были впервые выпущены правила AMIRA P754, Excel был довольно подходящим решением согласно требованиям металлургического учёта того времени. За прошедшие годы состав требований к отчётности предприятия по переработке полезных ископаемых существенно расширился. Были введены требования ОСОК; теперь предприятия должны соответствовать все более усложняющемуся набору стандартов.

До 2014 г., например, предприятию, которое было официально зарегистрировано на Австралийской бирже ценных бумаг(ASX,) просто требовалось «гарантировать полноту и целостность финансовой отчётности» ⁵ согласно Принципам и рекомендациям по корпоративному управлению ASX.

Теперь требования (согласно принципу 4 ASX) стали такими: «гарантировать полноту и целостность в корпоративной отчётности⁶. Это значимое изменение, поскольку теперь требуется, чтобы компании составляли отчёт точно на основе их ключевых активов, а не только их финансовых показателей. Это означает, что комбинация управленческих требований ASX и AMIRA P754 заставляет компилировать сложные производственные показатели со всего предприятия с указанием исторического контекста. К сожалению, такая задача, как было доказано, невыполнима с помощью Excel, в дополнение к явному несоблюдению норм ОСОК.

Для обеспечения соответствия принципу №4 ASX производственные отчёты / металлургический учёт предприятия также должны ежегодно проходить внешний аудит с подписями аудиторов в финансовых и корпоративных отчётах. Такой аудит должен проводить квалифицированный эксперт по металлургическому учёту, металлург / инженер, также известный в отрасли как «компетентное лицо»⁷ (не просто дипломированный финансовый аудитор) с использованием проверенного программного обеспечения, специально аккредитованного для переработки полезных ископаемых.

№2 – Отсутствие согласованности и прозрачной связи с данными источников

Одним из наибольших рисков для любой организации является ручное фальсифицирование отчётности или данных по соответствию, либо намеренное, либо произошедшее по ошибке. Именно поэтому принцип №2 Правил AMIRA P754 оговаривает, что соответствующая правилам система металлургического учёта «должна быть согласованной и прозрачной, и источники всех исходных данных для системы должны быть ясными и понятными для всех пользователей системы».⁸

Данные металлургического учёта в Excel файле очень редко можно автоматизировать и отследить назад к их источнику, например, к лабораторным анализам или к серверу архивных данных предприятия. Этого также нельзя достичь за любой длительный период времени, особенно при смене ответственного персонала. Простое снабжение столбца заголовком, выполнение макроса, и предположение, что данные были указаны точно, не делает эту систему прозрачной. Даже выборочные проверки нельзя рассматривать как достоверную проверку из-за большого объёма данных, хранящихся на предприятии, и возможности вручную пропустить или переписать значения.

Для такой рабочей среды типично, что численные значения металлургического учёта создаются и затем проверяются различными людьми, каждый из которых может внести изменения в различные версии электронной таблицы согласно требованиям того дня, когда он представляет результат, при этом заявляемые данные имеют мало сходства с данными источника.

На типичном предприятии по переработке полезных ископаемых, использующем Excel для металлургического учёта, просто нет никакого способа узнать, что данные, которые вы представляете как соответствующие стандартам управления, отражают данные из источников предприятия с достаточной степенью точности. Фактически, при использовании Excel данные и формулы могут быть в любое время анонимно изменены, не оставляя никаких следов. Хотя возможна интеграция данных из источников с Excel, информация всё же может быть очень легко изменена без какой-либо записи об этом. Это может иметь серьёзные последствия, как показывает исследование отчёта предприятия Katanga Mining a href=»https://www.osc.ca/en/news-events/news/osc-panel-approves-settlement-katanga-mining-limited-former-and-current-directors-and-officers» target=»_blank» rel=»noreferrer noopener»>Комиссией по ценным бумагам пров. Онтарио в 2018 г.⁹

Возможность отслеживания источника каждой обнаруженной проблемы имеет огромное значение. Даже если небольшое количество продукта теряется в хвостах, или постоянно происходит передозировка реагента, то это может очень быстро привести к большим затратам. Аналогично, возможность использования фактических данных предприятия для определения, когда позициям оборудования предприятия необходимо провести техобслуживание, а не простое применение плановых операций техобслуживания, может привести к огромной экономии затрат.

В результате очень важно, чтобы любая система металлургического учёта была полностью отслеживаемой, и позволяла руководству предприятия очень быстро определить проблемы или момент, когда была сделана ошибка в расчёте. К сожалению, Excel не может предоставить такой возможности.

№3 – Ограниченное разрешение аналитики

Объем данных у типичного предприятия по переработке полезных ископаемых является огромным, сложным, многогранным и постоянно нарастающим. Возрастающие требования анализировать, зачастую, миллиарды строк производственных данных, полученных от усложняющихся систем КИП предприятия, выходят далеко за рамки электронных таблиц Excel.

Принцип №7 Правил AMIRA P754 оговаривает, что соответствующая правилам система металлургического учёта «должна формировать достаточное количество данных, чтобы проводить верификацию данных, обработку передачи металла/товара, сверку балансов металла/товара, измерение погрешностей и обнаружение ошибок, которые не должны показывать никакого устойчивого смещения».¹⁰ 

Хотя Excel можно настроить для выполнения вычислений, он не способен хранить достаточный объем данных источника для проведения подробной верификации. Он также не способен формировать достаточный объём данных перекрёстной проверки без какого-либо вмешательства пользователя и, фактически, полагается на рассудительность пользователя, что является очень существенной проблемой.

№4 – Погрешности и отсутствие контроля ошибок

Другой большой проблемой Excel в качестве платформы для металлургического учёта является отсутствие в нём встроенного контроля ошибок.

В нём нет никаких возможностей отладки и никакого способа мгновенно узнать, произошла ли ошибка и где именно. Это не соответствует принципу 1 Правил AMIRA P754, требующем точности¹¹.

Одно исследование указывает, что 88% электронных таблиц содержат ошибки¹². Другой хорошо известный случай с несостоятельностью Excel в финансовых службах, известный как «Лондонский кит», привел к прямым потерям нескольких миллиардов долларов компанией JP Morgan, породив предположения, что Excel может быть «самым опасным программным обеспечением на планете».

В статье в журнале Forbes по этой теме говорится: «Как базирующийся в Швейцарии Базельский комитет по надзору за банками (BCBS), так и Комиссия по регулированию рынков финансовых услуг (FSA) в Великобритании недавно дали понять, если банки и страховые компании полагаются на ручные процессы, приложения для настольных систем или на внутренние системы по обработке данных основанные на электронных таблицах, то они должны обладать эффективными средствами контроля, которые постоянно применяются для снижения рисков в связи с неправильными, ложными или даже фальшивыми данными».¹³

Аналогичным образом, при переработке полезных ископаемых, если неправильное число случайно введено в конкретную ячейку, или если имеется неизвестная проблема с вычислениями по формуле, это может привести к неверным результатам всего анализа или отчёта, что может иметь очень серьёзные последствия для предприятия.

Управляющий директор компании Metallurgical Systems Джон Вагенас (John Vagenas), регулярно наблюдавший подобные катастрофы при использовании Excel на предприятии, часто открыто говорил о проблемах, связанных с чрезмерным применением электронных таблиц Excel в секторе переработки полезных ископаемых.

По его словам, «когда дело доходит до отчётности по показателям предприятия, одной из крупнейших проблем Excel является то, что в нём вообще нет никакого способа сразу узнать, являются ли просматриваемые вами данные точными. И это создаёт большую проблему для соответствия Правилам AMIRA P754. Использование Excel оправдано, если ваши данные простые и легко снабжаются перекрёстными ссылками. Однако это совсем не так на современном предприятии по переработке полезных ископаемых, на котором данные чрезвычайно сложные и всё время изменяющиеся».

«Только когда масштаб неверных решений об инвестировании, неточной отчётности о соответствии нормам и существенно возросшие расходы на переработку становятся известными руководству предприятия, и всё это связано с использованием Excel, только тогда становится очевидной реальная цена использования Excel для отчётности и принятия производственных решений», — добавил он.

№5 – Ограниченные повторное использование и масштабируемость

На металлургических предприятиях отчётность является регулярной и частой. Регулярные и ситуативные отчёты необходимо быстро и постоянно предоставлять по всем производственным аспектам предприятия. Однако при использовании Excel повторное использование данных очень ограничено, как и возможность масштабировать электронные таблицы согласно росту или изменениям производственных мощностей предприятия. Excel не умеет хранить формулы в централизованной БД, что ограничивает его масштабируемость.

Составление нового отчёта часто заключается в том, что автор вырезает и копирует данные с одной вкладки электронной таблицы на другую. Если во время такой процедуры формулы будут случайно изменены, это будет сложно заметить, и возникнет серьёзный прецедент с неправильными данными отчёта. Аналогичным образом постоянное создание новых отчётов в Excel требует много времени и усилий, отвлекая квалифицированных металлургов от основных направлений их работы.

В недавней статье в LinkedIn консультант горноперерабатывающей отрасли Ксавьер Хилл (Xavier Hill) предложил, что из-за таких неточностей пришло «время запретить» Excel для использования на предприятиях отрасли. Excel великолепен, потому что с ним просто работать, вам не нужно никакого программирования (кроме, возможно, немного на Visual Basic) и это прекрасно подходит для простых задач. Проблема заключается в том, что мы используем его далеко за пределами того, для чего он в действительности был предназначен. Огромные электронные таблицы со сложными формулами, охватывающими ряд вкладок, стали практически невозможными для аудита, и достаточно только одной ошибки, чтобы все остальные данные и полученные по ним выводы стали неправильными»,¹⁴ — говорит он.

№6 – Отсутствие автоматизации

Когда предприятие использует электронные таблицы Excel для своей платформы металлургического учёта, эти обязанности возложены на небольшую группу людей, или даже на одного оператора, который понимает формулы внутри электронных таблиц, и как их можно использовать и интерпретировать. Чем более сложными становятся электронные таблицы, тем больше вероятность того, что они будут поддерживаться единственным выделенным специалистом. Если этот конкретный сотрудник в отпуске или уволился, то это серьёзно сказывается на всей функции металлургического учёта. Это прямо противоречит принципу №3 Правил AMIRA P754¹⁵.

Кроме того, ручные и рутинные задачи ежедневной производственной отчётности на платформе Excel часто назначаются квалифицированным металлургам предприятия, отнимая у них много времени и мешая выполнению более важных задач, которые лучше соответствуют их опыту.

№7 – Нет никаких результатов на основе машинного обучения или искусственного интеллекта

Крупным недостатком применения платформы Excel для металлургического учёта является то, что в отличие от передовых решений с цифровым двойником, в которых используются машинное обучение и искусственный интеллект, она не может предоставить руководству предприятия никаких автоматизированных выводов. Эта платформа также не поддерживает автоматических обновлений. Уровень выводов, который может предложить электронная таблица Excel, часто является одномерным и зависит от мастерства интерпретации тех, кто сопровождает электронные таблицы или анализирует отчёты.

Хотя электронной таблицы Excel может быть достаточно для обработки и интерпретации небольшого массива данных, её способности анализировать и получать выводы для больших наборов данных и постоянных анализов очень ограничены.

«Поскольку коэффициенты доходности в нашей отрасли продолжают снижаться, точный учёт затрат, доходов, ресурсов, резервов и капитальных вложений становится ещё более критически важным… пришло время запретить Excel для больших наборов данных…», — говорит Хилл¹⁶.

№8 – Аудитоспособность

Оба принципа №3и №4¹⁷ Правил AMIRA P754 требуют доступности чёткой сквозной аудиторской проверки. Они также требуют, чтобы система металлургического учёта фактически проходила внутренний и внешний аудит.

Мы уже продемонстрировали неспособность Excel создавать системы с отслеживанием данных до источника. Из этого вытекает невозможность простого аудита, что приводит к нарушению этих принципов Правил AMIRA P754.

№9 – Отсутствие планирования вопросов «Что если?»

Принципы Правил AMIRA P754 введены для стимулирования непрерывного улучшения дисциплины металлургического учёта. Для отдельных предприятий это можно переформулировать как возможность предсказать будущие сценарии переработки для предоставления руководству предприятия сведений для проведения всех необходимых корректировок для улучшения показателей переработки с течением времени.

Хотя Excel в некоторой степени поддерживает планирование и решение вопросов «Что если?», он не позволяет оператору одновременно сравнить несколько сценариев. Для каждого отдельного сценария теста часто требуется собственная электронная таблица. Это накладывает ограничения на использование предприятиями данных для достижения постоянного и непрерывного улучшения производственных показателей.

№10 – Excel как реляционная база данных

Для получения надёжного и полного понимания работы предприятия по переработке полезных ископаемых и соблюдения принципа №2¹⁸ Правил AMIRA P754 аналитикам предприятия нужно собрать и проанализировать данные со всего предприятия, от большого числа источников данных и в нескольких типах и форматах данных.

Сведение всей этой информации вместе и её консолидация — это именно то, что предоставляет руководству предприятия истинную наглядность показателей работы предприятия. Хотя Excel можно интегрировать с некоторыми внешними базами данных и средствами, его способности собирать, объединять и соотносить огромные объемы данных из различных независимых источников очень ограничены.

Формулы внутри Excel также не переносимые и специализированные, это означает, что очень сложно, если вообще возможно, использовать Excel в качестве независимого источника данных. Однако многие попытки использовать Excel в качестве базы данных таким образом продолжают растягивать его до таких размеров, которые являются для него проблематичными.

Последствия несоответствия — Катанга

Как указывалось выше, в 2017 г. предприятие Katanga Mining опубликовало результаты расследования своего металлургического учёта¹⁹. В этом расследовании, выполненном Комиссией по ценным бумагам пров. Онтарио, было обнаружено, что объём производства катодной меди за предыдущий год был завышен на 6650 тонн. Это было эквивалентно завышению финансовых показателей на $41,9 млн. Такое объявление привело к падению рыночной стоимости акций компании на 56%. До этого расследования отчётность выполнялась с помощью электронных таблиц Excel. У данных была низкая отслеживаемость и прозрачность, и их было сложно анализировать.

В рамках своего мирового соглашения в 2018 г. Katanga признала, что «не смогла обеспечить надлежащий внутренний контроль над финансовой отчетностью (ICFR) и раскрыть меры контроля и процедуры, и что это привело к невозможности раскрыть слабость учёта материала в её ICFR». Как компания Katanga Mining, так и лично её директора были оштрафованы на значительные суммы²⁰.

Корпоративное руководство: высший приоритет

Для предприятия по переработке полезных ископаемых продуманное корпоративное управление является обязательным для соблюдения как Правил AMIRA P754, так и ОСОК. У предприятия по переработке полезных ископаемых не может быть хорошего корпоративного управления, если имеются недостатки в процессах его металлургического учёта. Для получения надёжного учёта его численные значения должны извлекаться из надлежащей информационной системы перерабатывающего предприятия.

Для уверенного продвижения вперёд руководство предприятия должно убедиться, что их системы и процедуры соответствуют AMIRA P754 и соблюдают все 10 принципов Правил. Обязательно убедитесь, что выбранная вами система может создавать сквозную аудиторскую проверку, соответствует принципам менеджмента в вашей юрисдикции и позволяет вам количественно оценивать риск, управлять им и снижать его последствия.

Почему Metallurgical Intelligence® является удобным решением для соответствия AMIRA P754

Пакет программ Metallurgical Intelligence® был специально разработан для предоставления профессионалам отрасли переработки полезных ископаемых решение для превышения указаний AMIRA P754. Предлагаемая в системе Metallurgical Intelligence® уникальная комбинация соблюдения нормативных требований и возможностей улучшения производственных показателей привела к быстрому и возрастающему применению её некоторыми из ведущих мировых горнодобывающих компаний в более чем 23 предприятиях по переработке полезных ископаемых по всему миру.

За счёт предоставления уполномоченному персоналу централизованного источника данных, поддерживаемого платформой цифрового двойника, система Metallurgical Intelligence® даёт предприятиям то, что им нужно всё больше и больше — глубокое понимание, возможности управления и соблюдение нормативных требований.

Если вы заинтересованы в более подробной информации о том, как система Metallurgical Intelligence® может помочь руководству вашего предприятия преодолеть описанные в этой статье ограничения Excel, обращайтесь к нам.

¹ Forbes, Companies that failed at digital transformation and what we can learn from them

²Amira website

³ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p iii

⁴Applying the AMIRA P754 code of practice for metal accounting, R. D. Morrison and P. G. Gaylard, January 2011

⁵Corporate Governance Principles and Recommendations with 2010 Amendments (2nd edition (first published 2007), ASX Corporate Governance Council), principle 4 : «Safeguard integrity in financial reporting».

⁶Corporate Governance Principles and Recommendations (3rd edition (2014), ASX Corporate Governance Council), principle 4: «Safeguard integrity in corporate reporting». 

⁷ JORC, Definition of a competent person

⁸ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p 2

⁹ Ontario Securities Commission, Press Release

¹⁰ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p3

¹¹ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p2

¹² IDashboards, The Case against Excel

¹³ Forbes: Microsoft’s Excel might be the most dangerous software on the planet

¹⁴ Xavier Hill, LinkedIn: It’s time to ban Excel for mining studies

¹⁵ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p2

¹⁶ Xavier Hill, LinkedIn: It’s time to ban Excel for mining studies

¹⁷ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines: Release 1 October 2005, p 2

¹⁸ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines: Release 1 October 2005, p 2

¹⁹ Ontario Securities Commission, Press Release

²⁰ Ontario Securities Commission, Press Release