Por qué Excel no cumple con el código AMIRA P754.

El sector de procesamiento de minerales no es lo mismo que hace treinta años.

Han surgido muchos factores internos y externos que afectan el funcionamiento de las empresas que se dedican al tratamiento de minerales.

Un ejemplo, que también implica mayor riesgo, es la creciente presión a la que se enfrentan las operaciones para cumplir con los requisitos emergentes en el entorno ambiental, social y de gobernanza (ASG).

Algunas empresas han reconocido que el incumplimiento de los criterios ASG representa un riesgo importante del negocio, y que podría afectar de forma adversa la licencia social para operar. Si bien estas empresas han dejado de usar Excel en la contabilidad metalúrgica, muchas otras siguen dependiendo de esta herramienta informática al día de hoy.

Puede que las empresas que siguen usando Excel aún no hayan reconocido el creciente riesgo de incumplimiento en materia ASG, derivado del uso de Excel, o creen que el riesgo es bajo. No consideran problemática la utilización de este programa en la contabilidad metalúrgica y, como tal, continúan con las mismas prácticas que llevan aplicando en las últimas tres décadas. Otra situación común se refiere a las empresas que han intentado actualizar la tecnología internamente sin contar con una solución comprobada o con el respaldo de expertos, y que han fracasado en el intento. En consecuencia, la planta vuelve a depender de la solución de legado de Excel.¹

Hace dos o tres décadas, mucho antes de que el ámbito ASG cobrara la importancia que tiene hoy en día, las hojas de cálculo Excel ofrecían un método razonable para hacer el seguimiento y analizar las actividades de la planta. De hecho, cuando la organización sin fines de lucro, Amira, lanzó el Código de Prácticas P754 para la Contabilidad Metalúrgica (AMIRA P754) en octubre de 2005, Excel era mayormente la única opción disponible.

En la actualidad, existen modernos sistemas de contabilidad metalúrgica y de información de plantas (tales como Metallurgical Intelligence®) que fueron creados con las últimas tecnologías de bases de datos y análisis, en parte para abordar las probadas limitaciones de Excel en relación con la gobernanza en el ámbito ASG, y para exceder los exigentes principios de AMIRA P754.

Sin embargo, a pesar de la rapidez con la que estos sistemas innovadores crean valor y disminuyen el riesgo, se sigue utilizando Excel.

Existen razones claras por las cuales muchas plantas continúan optando por Excel como aplicación de contabilidad metalúrgica. En general, no requiere un gasto adicional en concepto de licencias ya que está incorporado al paquete de Microsoft Office con el que cuenta la mayoría de los empleados; y no es necesario impartir capacitación. Excel es una herramienta conocida y flexible, y es fácil de usar.

En este artículo, analizamos los requisitos AMIRA P754 y exponemos cómo se ha demostrado que Excel no cumple con este código en los años transcurridos desde su publicación y adopción en las plantas de beneficio y transformación de minerales.

Ha quedado ampliamente demostrado que Excel puede ser fácilmente manipulado, es prácticamente imposible de auditar, rara vez se integra con los sistemas de información de gestión, rápidamente pierde la trazabilidad de los datos de origen, y tiene otros problemas graves en materia de gobernanza. Excel sigue siendo una herramienta muy valiosa para muchas tareas, pero no como solución de contabilidad metalúrgica que le permita al sector de procesamiento de minerales cumplir con el código AMIRA P754 y los criterios ASG.

¿Qué es el Código de prácticas para la contabilidad metalúrgica AMIRA P754?

Amira es una organización independiente, internacional y sin fines de lucro que representa a afiliados del sector de recursos mineros. Su meta es la de mejorar, fomentar e implementar I+D+i y aplicaciones transformacionales.²

En octubre de 2005, Amira publicó los resultados de un proyecto extenso para homologar las prácticas de contabilidad metalúrgica a nivel mundial. El objetivo era el de elevar el estándar de gobernanza en el sector que, históricamente, «no se venía desempeñando al
nivel exigido por las prácticas de gobernanza aceptables en la actualidad».³ Como resultado, se publicó el Código de prácticas para la contabilidad metalúrgica AMIRA P754, que incluye diez directrices claras de mejores prácticas en la contabilidad metalúrgica.

A día de hoy, el código AMIRA P754 se considera una norma mundial de amplia aceptación para la contabilidad metalúrgica en las instalaciones de procesamiento de minerales.⁴En nuestra experiencia, esta norma generalmente determina las necesidades de la empresa a la hora de buscar una solución de contabilidad metalúrgica. Para cumplir con los elementos relativos a la gobernanza en el ámbito ASG moderno, las plantas de procesamiento deben demostrar que se adhieren a los diez
requisitos de gobierno corporativo definidos en el código de prácticas AMIRA P754.

Las operaciones que continúan usando Excel en la contabilidad metalúrgica no pueden cumplir con estos requisitos ni, como se ha demostrado, con los respectivos al entorno ASG. Vean a continuación diez razones de por qué esto es así:

#1^a – Evolución de los requisitos de cumplimiento de gobernanza

Como señalamos anteriormente, en el momento en el que se publicaron las directrices AMIRA P754 en el 2005, Excel era una herramienta adecuada para abordar la contabilidad metalúrgica, según los requisitos de entonces. Con el pasar de los años, el alcance de los requisitos con los que deben cumplir las plantas de beneficio y transformación de minerales ha evolucionado considerablemente. Al aumentar las exigencias en el ámbito de los criterios ASG, las plantas deben cumplir con una serie de normas cada vez más compleja.

Antes de 2014, por ejemplo, una empresa que cotizaba en la Bolsa de Valores de Australia (ASX) estaba simplemente obligada, según los Principios y recomendaciones de gobernanza de la ASX, a « salvaguardar la integridad en los informes financieros».⁵

La expectativa actual, en virtud del principio 4 de la ASX, es que se debe «salvaguardar la integridad en los informes corporativos».⁶ Este cambio es importante porque marca la exigencia de que las empresas deben informar con exactitud en función de sus activos principales, no solo del rendimiento financiero. Como tal, la combinación de los requisitos de gobernanza de la ASX y del código AMIRA P754 obligan a recopilar datos de rendimiento complejos de toda la planta, con el contexto histórico. Está comprobado que esta tarea supera la capacidad de Excel, a pesar del claro incumplimiento en el ámbito ASG.

ara garantizar el cumplimiento del principio 4 de la ASX, los informes de contabilidad metalúrgica y de producción de planta también deben someterse a una auditoría externa anual al momento de aprobar los informes financieros y corporativos. La auditoría la debe llevar a cabo un experto cualificado en contabilidad metalúrgica, que sea metalúrgico o ingeniero, también conocido en la industria como «persona competente»⁷ (y no un contable financiero), y debe usar un software probado y acreditado específicamente para el procesamiento de minerales.

#2^a – Falta de coherencia y transparencia con los datos de origen

Uno de los mayores riesgos en cualquier organización es que los datos o informes de cumplimiento puedan ser manipulados, tanto de forma intencional como por error. Es por esto que el principio 2 de AMIRA P754 estipula que, para estar en cumplimiento, un sistema de contabilidad metalúrgica «debe ser coherente y transparente y todos los usuarios deben claramente entender el origen de todos los datos de entrada al sistema».⁸

Los datos de la contabilidad metalúrgica de Excel raras veces pueden ser rastreados de forma automática y exacta al origen, que podrían ser los ensayos de laboratorio o el historiador de planta. Tampoco hay registros de que esto haya sido sostenible en el tiempo a medida que cambia el personal. Nombrar una columna, ejecutar una macro y suponer que los datos se han traspasado con precisión no garantiza que el sistema sea transparente. Las verificaciones aleatorias tampoco pueden considerarse suficientes dado el volumen de datos que manejan las plantas y la posibilidad de que los valores se omitan o corrijan a mano.

En este entorno, es común que se generen los valores contables metalúrgicos y que luego deban verificarlos varias personas, que a su vez podrían modificar distintas versiones de la hoja de cálculo, según las exigencias del día. Como tal, el resultado declarado puede llegar a tener muy poco parecido con los datos de origen.

En una planta de procesamiento mineral típica que utiliza Excel para la contabilidad metalúrgica, no hay forma de confirmar que los datos que se presentan en cumplimiento de las normas de gobierno corporativo reflejen los datos de origen con exactitud. De hecho, cuando se usa Excel, se pueden modificar de forma anónima los datos y las fórmulas, sin dejar ningún rastro. Si bien existe la posibilidad de integrar los datos de origen con Excel, sigue siendo posible alterar la información sin que quede registro del cambio. Las consecuencias de esta situación pueden ser muy serias, tal como quedó en evidencia cuando la Comisión de Valores de Ontario investigó a Katanga Mining en 2018.⁹

Es fundamental poder rastrear el origen de cada problema identificado. Incluso el ejemplo de la pérdida de producto en relaves, aunque pequeña, o de la dosificación excesiva y constante de los agentes reactivos, pueden rápidamente convertirse en problemas muy costosos. De la misma manera, se pueden realizar ahorros enormes si se usan los datos reales de planta para determinar cuándo se debe hacer el mantenimiento de cierto equipo, en vez de solo llevarse por el programa de mantenimiento.

Por consiguiente, es esencial que cualquier sistema de contabilidad metalúrgica habilite la trazabilidad y permita a la gerencia aislar rápidamente la fuente de cualquier problema, o incluso el punto en el cual se cometió un error de fórmula. Excel, desafortunadamente, no ofrece esta funcionalidad.

#3^a – Alcance de análisis limitado

El volumen de datos que genera una planta de procesamiento de minerales es enorme, complejo, multifacético y en constante crecimiento. La necesidad de analizar lo que pueden ser miles de millones de filas de datos de producción generados por instrumentos cada vez más complejos, supera ampliamente el alcance de una hoja de cálculo Excel.

El principio 7 del código AMIRA P754 estipula que, para estar en cumplimiento, el sistema de contabilidad metalúrgica «debe generar suficiente volumen de datos para permitir la verificación de datos, la gestión de transferencias de metales o materias primas, la conciliación de balances de metales o materias primas, la medición de exactitudes y detección de errores, que no debería mostrar ningún sesgo constante».¹⁰

Aunque se puede configurar Excel para que incluya cómputos, no es capaz de almacenar el volumen suficiente de datos de origen para ejecutar la verificación detallada. Tampoco tiene la capacidad de generar suficientes datos de cotejo sin la intervención humana. De hecho, depende de la decisión del usuario, lo cual es un problema aún más importante.

#4^a – Falta de precisión y de control de errores

Otro inconveniente importante que tiene Excel como plataforma de contabilidad metalúrgica es la falta de un mecanismo de control de errores incorporado.

No tiene capacidad de depuración, y no hay forma de saber al instante si se ha producido un error y dónde. Este hecho genera el incumplimiento con el principio 1 de AMIRA P754, que exige precisión.¹¹

Un estudio indica que el 88 % de las hojas de cálculo contiene errores.¹² Otro fracaso de Excel en el sector financiero, muy bien documentado y conocido como «la ballena de Londres», resultó directamente en pérdidas de varios miles de millones de dólares por parte de JP Morgan, lo que llevó a sugerir que Excel era el «programa informático más peligroso del planeta».

Un artículo de la revista Forbes con relación a este tema, dice: «Tanto el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea (BCBS, por sus siglas en inglés), con base en Suiza, como la Autoridad de Servicios Financieros (FSA, por sus siglas en inglés) del Reino Unido han dejado claro, recientemente, que cuando se utilizan procesos manuales, aplicaciones de escritorio o sistemas clave de flujos de datos internos, tales como las hojas de cálculo, los bancos y las aseguradoras deben garantizar la aplicación de controles efectivos constantes para gestionar los riesgos asociados a los datos erróneos, falsos o, incluso, fraudulentos».¹³

Del mismo modo, en el beneficio de minerales, si alguien se equivoca al introducir una cifra en una celda o si se desconoce que hay un problema con una fórmula, los análisis e informes en el podrían ser completamente erróneos —con graves consecuencias para toda la empresa.

El director general de Metallurgical Systems, John Vagenas, testigo desastres parecidos en el uso de Excel en la planta, ha hablado a menudo en foros públicos sobre los problemas vinculados a la excesiva dependencia en las hojas de cálculo Excel en el sector de procesamiento de minerales.

«Cuando hablamos de informar sobre el rendimiento de la planta, uno de los problemas principales de Excel es que es imposible saber de un vistazo si los datos mostrados son correctos. Esto representa un problema muy importante de cara al cumplimiento AMIRA P754. Excel se puede utilizar cuando los datos son simples y de fácil cotejo. Ese ya no es el caso en una instalación moderna de procesamiento de minerales, que genera datos extremadamente complejos y constantemente cambiantes», afirma John.

«El costo real de utilizar Excel para tomar decisiones de planta y para generar informes solo sale a la luz una vez que el equipo de gerencia se percata de las malas decisiones de inversión, los informes de cumplimiento erróneos y los mayores costes de procesamiento derivados del uso de esta herramienta», añade.

#5^a – Capacidad de reutilización y ampliación limitadas

En las instalaciones metalúrgicas, los informes se generan constante y frecuentemente. Informes permanentes y ad hoc de todos los aspectos operativos de la planta se deben presentar de forma rápida y regular. Cuando se usa Excel, sin embargo, la reutilización de los datos es muy limitada, al igual que la habilidad de adaptar y ampliar las hojas de cálculo en función del crecimiento o los cambios de las instalaciones de planta. Excel no almacena las formulas en una ubicación central, factor que limita la escalabilidad de la herramienta.

Para elaborar un nuevo informe, el autor a menudo debe cortar y pegar datos de una de las pestañas en la hoja de cálculo y pasarla a otra. Es difícil discernir si se alteran las fórmulas de alguna manera con este traspaso de datos y hay precedentes tremendos de datos que se terminan informando erróneamente. Además, la necesidad de estar elaborando nuevos informes en Excel constantemente exige demasiado tiempo,es laborioso y distrae a los expertos en metalurgia de lo que debería ser su función principal.

En un artículo publicado recientemente en LinkedIn, el consultor en minería Xavier Hill sugiere que, debido a esta imprecisión, «ya es hora de prohibir» . «Excel es genial porque es fácil de usar, no se necesita programar (más allá de algo de Visual Basic, quizás) y resulta fantástico en las labores simples. El problema es cuando se extiende más allá de su cometido. Las hojas de cálculo enormes con fórmulas complejas que pasan de una pestaña a la otra son casi imposibles de auditar, y solo hace falta un error para que el resto de los datos y las conclusiones que se sacan de ellos sean incorrectas»,¹⁴ afirma.

#6^a – Falta de automatización

Las plantas que usan hojas de cálculo Excel como plataforma de contabilidad metalúrgica, en general, dependen de un equipo pequeño de personas o, incluso, de un solo operador que entiende las fórmulas incorporadas y el cómo pueden usarse e interpretarse. Cuanto más complejas las hojas de cálculo, más alta es la probabilidad de que su mantenimiento esté a cargo de una única persona especializada. Si esta persona llegara a faltar o egresar de la empresa, se pone en riesgo toda la función de contabilidad metalúrgica. Este enfoque va directamente en contra del principio 3 de AMIRA P754.¹⁵

Además, las tareas mundanas y manuales de elaboración de informes operativos diarios en Excel que a menudo se asignan a los competentes expertos en metalugia suelen requerir mucho tiempo e impiden que se realicen tareas de mayor valor añadido, que son más propicias para el personal cualificado.

#7^a – No se genera conocimiento a partir del aprendizaje automático y la inteligencia artificial

Una gran desventaja de depender de Excel para la contabilidad metalúrgica es que, al contrario de las aplicaciones avanzadas de gemelos digitales que utilizan el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, las hojas de cálculo no le pueden presentar a la gerencia de planta ninguna información perspicaz automática. Tampoco pueden impulsar las mejoras automatizadas. El nivel de información que puede presentar una hoja de cálculo Excel es unidimensional, y depende de la capacidad de interpretación de las personas que gestionan los ficheros o revisan los informes.

Si bien Excel puede valer para gestionar e interpretar un conjunto pequeño de datos, la capacidad que tiene para analizar y procesar información útil para los grandes conjuntos de datos, y de análisis continuo, es muy limitada.

«A medida que los márgenes del sector siguen disminuyendo, la contabilidad precisa de costes, ingresos, recursos, reservas y activos fijos se vuelve aún más crítica… Ha llegado el momento de prohibir Excel para los grandes conjuntos de datos», señala Hill.¹⁶

#8^a – Registros de auditoría

Los principios 3 y 4sup>17 de AMIRA P754 exigen que haya claros registros de auditoría. También estipulan que el sistema de contabilidad metalúrgica debe ser sometido a auditorías internas y externas.

Hemos demostrado la falta de capacidad de Excel para producir datos que puedan rastrearse a los sistemas de origen. Esto también implica que los datos no pueden ser fácilmente auditados y, como tal, se produce el incumplimiento con los principios de AMIRA P754.

#9^a – Falta de planificación con escenarios hipotéticos

Los principios de AMIRA P754 existen para impulsar las mejoras continuas en la disciplina de la contabilidad metalúrgica. Esto se puede traducir, en el caso de cada planta, en la capacidad de pronosticar escenarios futuros de procesamiento que le permitan a la gerencia hacer los ajustes necesarios para mejorar el rendimiento operativo a lo largo del tiempo.

Si bien Excel permite la planificación del tipo «¿Qué pasaría si…?» hasta cierto nivel, no le permite al personal comparar escenarios múltiples a la vez. Normalmente hay que emplear una hoja de cálculo separada para cada escenario y se limita la capacidad de las plantas de usar los datos para la mejora continua.

#10^a – Excel como base de datos relacional

Para poder entender el funcionamiento de una planta de procesamiento de minerales de forma sólida y detallada y cumplir con el principio 2¹⁸ de AMIRA P754, los analistas de planta deben recopilar y analizar datos de toda la planta, de varias fuentes y de varios tipos y formatos.

La gerencia solo podrá apreciar el rendimiento operativo real de la planta una vez que se haya recopilado y consolidado toda esta información. Si bien Excel se puede integrar con ciertas bases de datos y herramientas externas, es muy limitado a la hora de capturar, fusionar y relacionar enormes volúmenes de datos de varias fuentes.

Otro problema es que las fórmulas de Excel son poco portables y son propietarias, lo que hace muy difícil —sino imposible— utilizar a Excel como fuente de datos en sí mismo. Aun así, muchos intentan usar Excel como base de datos de esta manera, que implica extender el programa a los límites con los que ya se ha demostrado tiene problemas.

Las consecuencias del incumplimiento - Katanga

Ya hicimos referencia a Katanga Mining quien, en 2017, publicó los resultados de la investigación a la que fue sometida su contabilidad metalúrgica.¹⁹ La investigación, por parte de la Comisión de Valores de Ontario concluyó que, en un periodo anterior, se había sobrevalorado la producción de cátodos de cobre en 6 650 toneladas. Este volumen equivalía a la sobrevaloración de los resultados financieros en 41,9 millones USD. Al publicarse esta información, el precio de la acción cayó un 56 %. Antes de la investigación, los informes se generaban a partir de hojas de cálculo Excel. Los datos no eran claros ni rastreables y eran difíciles de analizar.

Como parte del acuerdo alcanzado, Katanga admitió en 2018 que «no mantuvo un sistema adecuado de control interno de la información financiera, ni controles y procedimientos de divulgación; y que no reveló las debilidades materiales en el sistema de control interno». Tanto Katanga Mining como sus directivos recibieron multas de sumas muy importantes.²⁰

Gobernanza corporativa: una prioridad crítica

Tanto AMIRA P754 como las normas de cumplimiento del entorno ASG exigen la buena gobernanza corporativa de las plantas de procesamiento de minerales. Una planta de beneficio o transformación no puede tener buena gobernanza si los procesos de contabilidad metalúrgica son deficientes. Si el proceso es sólido, los valores que trata deberían proceder de un buen sistema de información de planta.

Para avanzar con confianza, la gerencia de planta debe garantizar que los sistemas y procedimientos cumplen con la norma AMIRA P754 y con cada uno de los diez principios del código de prácticas. Asegúrese de que el sistema que elige sea capaz de crear registros de auditoría, que cumple con los principios de gobernanza corporativa de la jurisdicción pertinente, y que le permite cuantificar, gestionar y mitigar el riesgo.

De qué manera Metallurgical Intelligence® le facilita el cumplimiento de la norma AMIRA P754

El paquete de programas informáticos Metallurgical Intelligence® fue diseñado específicamente para que los profesionales del procesamiento de minerales pudieran contar con una solución que exceda las directrices AMIRA P754. Metallurgical Intelligence® ofrece una combinación única de cumplimiento normativo con oportunidades de mejora del rendimiento, que ha llevado a su rápida y creciente adopción por parte de algunas de las empresas más importantes de recursos, en más de veintitrés plantas de procesamiento en todo el mundo.

Al proporcionar al personal autorizado el acceso a una fuente centralizada de datos, impulsada por un gemelo digital, Metallurgical Intelligence® habilita a las plantas con la información, el control y el cumplimiento normativo que es cada vez más importante.

Si le interesa conocer mejor a Metallurgical Intelligence® y saber cómo puede ayudar a la gerencia de planta a superar las limitaciones deExcel expuestas en este artículo, no dude en comunicarse con nosotros.

¹ Forbes, Companies that failed at digital transformation and what we can learn from them

²Amira website

³ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p iii

⁴Applying the AMIRA P754 code of practice for metal accounting, R. D. Morrison and P. G. Gaylard, January 2011

⁵Corporate Governance Principles and Recommendations with 2010 Amendments (2nd edition (first published 2007), ASX Corporate Governance Council), principle 4 : «Safeguard integrity in financial reporting».

⁶Corporate Governance Principles and Recommendations (3rd edition (2014), ASX Corporate Governance Council), principle 4: «Safeguard integrity in corporate reporting». 

⁷ JORC, Definition of a competent person

⁸ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p 2

⁹ Ontario Securities Commission, Press Release

¹⁰ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p3

¹¹ AMIRA P754 : Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p2

¹² IDashboards, The Case against Excel

¹³ Forbes: Microsoft’s Excel might be the most dangerous software on the planet

¹⁴ Xavier Hill, LinkedIn: It’s time to ban Excel for mining studies

¹⁵ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines : Release 1 October 2005, p2

¹⁶ Xavier Hill, LinkedIn: It’s time to ban Excel for mining studies

¹⁷ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines: Release 1 October 2005, p 2

¹⁸ AMIRA P754: Metal Accounting Code of Practice and Guidelines: Release 1 October 2005, p 2

¹⁹ Ontario Securities Commission, Press Release

²⁰ Ontario Securities Commission, Press Release